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Siebenmonatige Überprüfung gestartet

Pommerscher Kirchenkreis nimmt Verwaltungsstrukturen unter die Lupe

Das Team der BSL Managementberatung GmbH - bestehend aus Verwaltungswirt Daniel Eggerding, Verwaltungswirtin Stephanie Köhler und Kommunikationswissenschaftler Felix Till (v.l.n.r.) - hat bereits vielfältige Erfahrungen bei der Evaluation innerhalb kirchlicher Strukturen gesammelt.
22.05.2014 ǀ Greifswald.  Mit dem Monat Mai hat im Pommerschen Evangelischen Kirchenkreis eine umfassende Evaluation der Verwaltungsstrukturen begonnen. Bis November dieses Jahres stellen drei Fachleute der Kölner BSL Managementberatung GmbH die derzeitige Situation auf den Prüfstand. Insbesondere das Kirchenkreisamt wird dabei unter die Lupe genommen. Während einer Mitarbeitendenversammlung stellten Propst Gerd Panknin als Vorsitzender des Kirchenkreisrates und das Team der BSL den Ablauf der Evaluation sowie deren Ziele vor.

Überprüfung ist ergebnisoffen

„Am Anfang stand die vom Kirchenkreisrat getroffene Feststellung: Wir brauchen mehr Personal im Kirchenkreisamt, um die Aufgaben bewältigen zu können“, sagte Propst Gerd Panknin. Die Synode des Pommerschen Evangelischen Kirchenkreises habe dies im Herbst 2013 im Grundsatz bestätigt und für zwei Jahre mehr Mittel hierfür bereit gestellt, und zudem im Hinblick auf eine mittel- und langfristige Lösung den Kirchenkreisrat beauftragt, eine externe Überprüfung der Verwaltungsstrukturen des Pommerschen Evangelischen Kirchenkreises durchführen zu lassen. Dabei soll der Schwerpunkt zwar auf dem Kirchenkreisamt liegen, aber auch die Schnittstellen zu den Kirchengemeinden, den Propsteien, zum Regionalzentrum und zu den an das Kirchenkreisamt angeschlossenen Einrichtungen des Kirchenkreises sollen evaluiert werden. „Aufgrund dieses Auftrags der Synode beginnt nun die Evaluation des Kirchenkreisamts, bei der es sich um eine ergebnisoffene Überprüfung handelt“, betonte Gerd Panknin. Es gehe nicht, wie bei vorhergehenden Evaluierungen, darum, Personal einzusparen, sondern festzustellen, welche Strukturen und welcher Personalbestand benötigt werden, damit das Kirchenkreisamt seine Aufgaben effektiv erledigen kann, so der Propst.

Verwaltung soll optimal arbeiten

Daniel Eggerding von der Geschäftsleitung der Firma BSL bezeichnete die Evaluation als anspruchsvolles Projekt. An die Mitarbeitenden des Kirchenkreisamts gerichtet, sagte er: „Es gab einerseits Überlastungsanzeigen aus dem Amt, andererseits sind manche Kirchengemeinden mit der Arbeit im Amt unzufrieden. Wir wollen daher mit ihnen gemeinsam schauen, was tatsächlich passieren muss, und wir wollen zusammen den festen Boden bereiten, auf dem künftig die Verwaltung optimal arbeiten kann.“ Daniel Eggerding verwies auf die langjährige Erfahrung seiner Firma mit Kirchenprojekten. Bislang hat die BSL GmbH mehr als 20 Kirchenämter und Gemeinden bei Evaluationsprozessen begleitet. „Kirche ist lebendig und Kirche ist speziell. Wir sind mit den Besonderheiten der Kirche bestens vertraut“, versicherte Daniel Eggerding.

Evaluierung läuft in fünf Phasen ab

„Wir werden Empfehlungen zur Optimierung geben, wir unterziehen die Dienstleistungen des Kirchenkreisamts einer kritischen Betrachtung, wir erstellen Definitionen der Anforderungen an die Mitarbeitenden, wir analysieren und optimieren die Aufbauorganisation und ermitteln den erforderlichen Personalbedarf“, zählte Daniel Eggerding die wichtigsten Evaluationsziele auf. Umgesetzt werden sie in fünf Phasen: Initialisierung mit der Vorgehensplanung (Mai), Aufnahme des Ist-Zustands (Mai bis Juli), Analyse des Ist-Zustands (Juli/August), Konzeption des Soll-Zustands mit Strukturempfehlungen (August bis Oktober) und Umsetzungsvorbereitung mittels einer umfassenden Dokumentation (November). Die Ergebnisse werden am 11. November dem Kirchenkreisrat, am 18. November den Mitarbeitenden und im März 2015 auf der Frühjahrssynode vorgestellt.

Mitarbeitende sind gefragt

Zum Team der Firma BSL, die den Evaluierungsprozess durchführt, gehört auch der Kommunikationswissenschaftler Felix Till. „Sie sind alle gefragt, uns Hinweise zu geben“, sagte er zu den Mitarbeitenden des Kirchenkreisamts. „Einer der wichtigsten Punkte der Evaluierung ist die Aufwandserhebung, an der alle Beschäftigten beteiligt sind. Dabei finden wir heraus, was im Einzelnen in welchem Zeitrahmen von den Mitarbeitenden getan wird.“ Ausschlaggebend für die Aufwandserhebung ist dabei der Zeitraum von Januar bis Dezember 2013.

Personalausstattung muss realistisch sein

„Wir werden zahlreiche Mitarbeitende des Kirchenkreisamts sowie Pastoren befragen, denn die Personalausstattung im Kirchenamt muss realistisch sein. Die Arbeit soll anspruchsvoll, aber sie muss auch zu bewältigen sein“, so Daniel Eggerding. Dazu werde es einen Fragebogen und viele persönliche Gespräche geben. Eine Anonymisierung, Vertraulichkeit und die Einhaltung des Datenschutzes seien dabei selbstverständlich.  

Kirchenkreis ist in Evaluierung eingebunden

Eine Projektlenkungsgruppe begleitet den Evaluierungsprozess. Neben den drei Pröpsten des Kirchenkreises gehören zwei weitere Vertreter des Kirchenkreisrates, der Leiter und stellvertretender Leiter des Kirchenkreisamtes, der Vorsitzende der Mitarbeitervertretung sowie Daniel Eggerding von der Firma BSL zu dieser Gruppe. „Wir sind immer gesprächsbereit“, versprach Daniel Eggerding. „Machen sie sich gemeinsam mit uns auf den Weg!“

Etliches muss bewältigt werden

Hartmut Dobbe, Leiter des Pommerschen Kirchenkreisamts, sagte: „Ich freue mich auf den Evaluierungsprozess, verspreche ich mir davon doch Hilfe im Hinblick auf die derzeitige Situation sowie Klarheit im Hinblick auf die zukünftige Ausgestaltung von Verwaltungsstrukturen und Arbeitsabläufen. In den zwei Jahren seit der Nordkirchenfusion hat sich Vieles im Kirchenkreisamt schon gut eingespielt, es liegt aber auch noch Einiges im Argen, das einer Lösung zugeführt werden muss. Dabei soll uns die Evaluierung helfen.“ Er machte den Mitarbeitenden des Kirchenkreisamts Mut, sich aktiv in den Prozess einzubringen. „Sprechen sie offen an, was sie bewegt“, so Hartmut Dobbe.
Quelle: PEK (sk)